この記事では退職届の封筒の選び方から書き方まで、全てのポイントを詳しく解説していきます。
「どんな封筒を選べばいいんだろう？」「失礼のない書き方って？」退職届の提出は誰もが緊張するものですよね。適切な封筒選びと正しい作法を知っているだけでプロフェッショナルな印象を残すことができます。
封筒の色やサイズの選び方から表面・裏面の記入方法、さらには郵送する場合の注意点まで、退職届提出の全てのステップをご紹介します。白色の封筒を選ぶ理由や記入時の具体的なルールなど、実践的なアドバイスが満載です。
この知識があれば退職届の提出を迷うことなく、スムーズに進めることができます。
封筒の色
退職届の封筒は白色を選ぶのがおすすめです。白色の封筒にはフォーマルな印象があり、清潔感や誠実さを表現できる素敵な特徴があるんです。
普段のビジネス文書では茶色の封筒を使うことが多いのですが、退職届のような大切な書類には白い封筒が向いています。
白色の封筒を選ぶとこんな効果が期待できます。
- 相手への敬意を示せる
- 書類の重要性を伝えられる
- 清潔で爽やかな印象を与えられる
茶色の封筒は日常的な事務文書でよく使われるので退職届にはふさわしくありません。茶色の封筒を使うと、「マナーがなっていない」「常識がない」といった良くない印象を与えかねません。
封筒のサイズ
退職届の封筒は中に入れる書類のサイズに合わせて選びます。一般的に好まれているサイズはこんな感じです。
- B5サイズの退職届なら長形4号封筒
- A4サイズの退職届なら長形3号封筒
長形4号封筒は、B5サイズの用紙を三つ折りにして入れるのにぴったりなんです。一方、長形3号封筒は、A4サイズの用紙を三つ折りにして入れるのにうってつけです。
できるだけコンパクトにまとめたい場合はB5サイズの用紙で退職届を作成して、長形4号封筒に入れるのがおすすめです。
家庭用プリンターで印刷する場合は扱いやすいA4サイズの用紙で作成して、長形3号封筒に入れるのが便利ですよ。
選ぶべき封筒の特徴
退職届の封筒はどんなものを選べばいいのかについて詳しくご説明しますね。大切な書類だからこそ、以下の特徴を持つものを選ぶことが肝心です。
- 無地であること
- 郵便番号枠がないこと
- 中身が透けないこと
無地の封筒
退職届の封筒は、シンプルに無地のものを選びましょう。柄物や模様入りの封筒を使うと、せっかくの正式な書類なのに、かえってフォーマル感が損なわれてしまいます。
郵便番号枠がない封筒
基本的に退職届は手渡しで提出するものですので、郵便番号枠のない封筒がぴったりです。郵便番号枠が印刷されている封筒だと、どうしても郵送用という印象を与えてしまうので避けたほうがいいですね。
中身が透けない封筒
退職届は個人情報を含む機密性の高い書類なので中身が透けて見えない素材の封筒を選ぶことがとても大切です。特におすすめなのが「白封筒」や「二重封筒」と呼ばれるタイプです。
表は白く、中身が透けないよう紫色の紙などで二重構造になっているものは、フォーマルな用途にぴったりなんです。
封筒の購入方法
退職届用の封筒はさまざまな場所で手に入れることができます。
- 文房具店
- 100円ショップ
- コンビニエンスストア
- インターネット通販サイト
個人的におすすめなのがインターネットの通販サイトでの購入です。Amazonや楽天などのサイトでは、退職届専用の封筒セットも販売されているので便利ですよ。
とは言っても、コンビニエンスストアでは郵便番号枠なしの封筒を取り扱っていない場合もあります。その場合は、他の購入方法を検討する必要がありますね。
封筒の書き方
退職届の封筒作成について、詳しくご案内していきますね。素敵な次のステップに向かうための大切な一歩として、丁寧に仕上げていきましょう！
表面の書き方
封筒の表面には「退職届」もしくは「退職願」という文字を記入します。とても見やすい位置である封筒の中央やや上に、少し大きめにはっきりと書くのがポイントです。ここでは宛先を書く必要はありませんので安心してくださいね。
裏面の書き方
裏面には次の内容を記入します。
- 自分の所属部署名
- フルネーム
- 位置は封筒裏面の左下
- 封筒裏面の左半分に納まるように記入
封をした状態なら「〆」と書きます。とは言っても、上司へ直接手渡しする場合は「〆」は不要です。
記入する際の注意点
退職届の封筒に記入する時は、以下の点に気を付けましょう。
- 黒のボールペンか万年筆を使用する
- 筆ペンやマジック、サインペンは使用しない
- 目立つ色は使用しない
- 丁寧に書く
個人的な経験からお伝えすると、公式文書にカラーペンを使うのはマナー違反なんです。ですから、必ず黒いボールペンを使って、心を込めて丁寧に書くことをお勧めしますよ。
封筒への退職届の入れ方
退職届を封筒に入れる手順をご紹介します。
- 退職届をA4サイズの用紙を三つ折りにする
- 平らなところに置き、3等分になるように下側の1/3を折り、上側の1/3を折り返す
- 定規を使うとまっすぐきれいに折ることができる
- 用紙の右上が封筒に入れる際に右上に来るように入れる
手渡しの場合は、のりやテープで閉じる必要はありません。折り目だけつけておけばOKです。郵送する場合は、のりやシールで封をして「〆」マークを書いておきましょう。
封筒の書き方
退職届の封筒作成について、詳しくご案内していきますね。素敵な次のステップに向かうための大切な一歩として、丁寧に仕上げていきましょう！
表面の書き方
封筒の表面には、「退職届」もしくは「退職願」という文字を記入します。とても見やすい位置である封筒の中央やや上に、少し大きめにはっきりと書くのがポイントです。ここでは宛先を書く必要はありませんので安心してくださいね。
裏面の書き方
裏面には次の内容を記入します。
- 自分の所属部署名
- フルネーム
- 位置は封筒裏面の左下
- 封筒裏面の左半分に納まるように記入
封をした状態なら「〆」と書きます。とは言っても、上司へ直接手渡しする場合は、「〆」は不要です。
記入する際の注意点
退職届の封筒に記入する時は、以下の点に気を付けましょう。
- 黒のボールペンか万年筆を使用する
- 筆ペンやマジック、サインペンは使用しない
- 目立つ色は使用しない
- 丁寧に書く
個人的な経験からお伝えすると公式文書にカラーペンを使うのはマナー違反なんです。ですから、必ず黒いボールペンを使って、心を込めて丁寧に書くことをお勧めしますよ。
封筒への退職届の入れ方
退職届を封筒に入れる手順をご紹介します。
- 退職届をA4サイズの用紙を三つ折りにする
- 平らなところに置き、3等分になるように下側の1/3を折り、上側の1/3を折り返す
ちょっとした工夫
- 定規を使うとまっすぐきれいに折ることができる
- 用紙の右上が封筒に入れる際に右上に来るように入れる
手渡しの場合はのりやテープで閉じる必要はありません。折り目だけつけておけばOKです。郵送する場合は、のりやシールで封をして「〆」マークを書いておきましょう。
郵送する場合の注意点
基本的に退職届は手渡しで提出するものですが、やむを得ず郵送する場合はいくつかの大切なポイントがありますので、ご紹介していきますね。
事前の相談
退職届を郵送する際は、電話などで事前に上司に相談をして退職届の送付日を伝える必要があるんです。その時に、直接退職届を手渡しできない理由も丁寧に説明するといいでしょう。
心配な気持ちを抱えている上司に対して、誠意を持って対応することが大切ですよ。
添え状の同封
退職届を郵送する時には、添え状を一緒に入れるのがマナーとされています。添え状には下記の内容を記載します。
- 退職希望日と提出日
- 社名、所属部署、上司の名前
- 自分の所属部署と氏名
郵送方法
退職届は、もしもの紛失に備えて「簡易書留」や「一般書留」で送付することをお勧めします。さらに、退職手続きを円滑に進めたい場合は「内容証明郵便」という方法もとても便利です。
確実に送付した証拠が残るので「受け取っていない」というトラブルを未然に防ぐことができますよ。
郵送用封筒の選び方
退職届を郵送する時は退職届を入れた封筒をもう一つ別の封筒で包む二重封筒方式を採用します。郵送用の封筒は以下のように選びましょう。
- 長形4号封筒なら長形3号の封筒を使用
- 長形3号封筒なら角形5号の封筒を使用
郵送用の封筒は郵便番号枠があるものを選ぶのがおすすめです。
郵送用封筒の書き方
郵送用の封筒には下記の情報をしっかりと記入していきましょう。
表面
- 宛先の住所と宛名（直属の上司もしくは人事部の担当者の個人名）
- 「親展」と赤字で記載
裏面
- 自分の住所と名前
- のり付け後は中央に「〆」
個人的な考えですが、宛名は部署名ではなく個人名を書くのがベストだと思います。宛名が分からない時は事前に確認しておくと安心ですね。
まとめ
退職届の封筒は単なる入れ物ではありません。退職の意思を伝える大切なツールの一部なんです。正しい封筒を選び、きちんとしたマナーで使用することでスムーズな退職につながります。
封筒選びに迷った時は白色の無地で、郵便番号枠がなく、中身が透けない二重封筒がベストチョイスだと私は考えています。
退職届の提出は人生の大きな転換点となる出来事です。封筒の選び方や使い方に気を配ることで、プロフェッショナルな印象を残し、将来のキャリアにもプラスの効果をもたらすことができるんです。
心を込めて丁寧に準備することできっと良い結果につながるはずですよ。
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